A Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt alapszabálya

2010
Jelen módosításokkal egysége szerkezetbe foglalt alapszabály a közgyűlési elfogadás napján a korábbi alapszabály helyébe lép.

Előszó

A magyarországi egyházi levéltárosok történelmi, tudományos, kulturális felelősségük tudatában, az egyházi levéltárak nemzetközi jelentőségére is tekintettel, mint a kereszténység történeti értékeit hordozó dokumentumainak őrzői, elhatározzák, hogy megalakítják a Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesületét (MELTE), csatlakoznak a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) Egyházi Levéltári Szekciójához (SKR) egyházi levéltári intézményeikkel. Ugyanakkor állandó jellegű kapcsolatot teremtenek a Magyarországi Levéltárosok Egyesületével.

 

1.§. Az Egyesület

(1)

a) neve : A Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete (MELTE) az egyházi levéltárosok olyan munkaközössége, melynek tagjai egyházi és az egyházakkal együttműködő intézmények fenntartása alatt álló levéltárakban szolgálnak.

b) székhelye: H–4026 Debrecen, Kálvin tér 16. Református Kollégium

2.§. Az Egyesület feladatai

(1) Az Egyesület célja:

a) Tagságának rendszeres szakmai tapasztalatcseréjét ápolja és a különböző egyházak levéltárainak fenntartói és munkatársai közötti kapcsolattartást elősegítse.

b) Azon munkálkodjék, hogy egyházi levéltári anyag őrzésére és gondozására, ahol ez még nem volna, egyházi levéltárak alakuljanak, és a levéltárak munkatársai szakmai segítséget és megfelelő anyagi támogatást kapjanak, hogy az egyházak történeti örökségét folyamatosan őrizhessék és azt a tudományos kutatás szolgálatába állíthassák.

c) Azon fáradozzon, hogy állandó kapcsolatot tartson a Magyarországi Levéltárosok Egyesületével a közös és eredményes levéltári feladatok elvégzése érdekében. Ezért ahhoz önálló szekcióként csatlakozzon és ennek érdekében elnökségével folytasson tárgyalásokat a csatlakozás jogi rendezéséről. Hasznosítsa levéltár-tudományi és gyakorlati eredményeiket, és azon munkálkodjék, hogy az egyházi levéltárak – történeti értéküknek megfelelően az országos, vagy regionális állami levéltárakkal szellemi és gazdasági jogegyenlőséget élvezzenek.

d) Tartson állandó és jó kapcsolatot a magyar és külföldi levéltártudománnyal foglalkozó intézményekkel, egyetemi és továbbképzési központokkal, s tegye lehetővé a külföldi tanulmányutakat érdeklődő levéltárosai részére.

e) Munkálja és segítse elő, hogy egyházi levéltárak munkatársaikkal együtt – az intézmények a fenntartó engedélyével – csatlakozzanak a Nemzetközi Levéltári Tanácshoz, kapcsolódjon be az Egyházi Levéltárak Nemzetközi Szekciójának munkájába, hogy ezáltal a különböző országokban és régiókban folyó egyházi levéltári munkáról szerzett ismereteket beszámolók, tapasztalatcserék és egyéb levéltár-tudományi eredmények cseréje révén az egyházi levéltári munkát céltudatosan megerősíthesse.

f) Támogasson minden olyan intézkedést, amely az egyházi levéltárakat anyagilag segíti abban, hogy levéltárukat megőrizzék, azok kutathatóságát és használatát biztosítsák. Ezért az egyházi levéltárfenntartó hatóságoknál megfelelő javaslatokkal éljen a megfelelő szabályzatok készítéséhez.

g) Évenként rendszeresen egyházi levéltári napokat szervezzen.

h) A nemzeti és nemzetközi szervezeteknél, azok ülésein, az általuk felvett kérdésekben, amelyek a levéltár-tudományt és feladatait érintik, az egyházi levéltárak érdekeit képviselje.

i) A MELTE pártoktól független, azoktól támogatást nem fogad el. Politikai pártokat, országgyűlési képviselőjelölteket sem anyagilag, sem másként nem támogat.

3.§. Tagság

A MELTE tagságát képezik: (1) a rendes tagok, (2) rendkívüli tagok, (3) pártoló tagok.

(1) Az Egyesület rendes tagjai lehetnek:

a) Felekezeti különbség nélkül az egyházi levéltárak alkalmazottai, akik magyarországi egyházi levéltári feladatokat látnak el.

b) Rendes tagként felvehető az egyházi levéltári feladatokat ellátó személy, aki egyházi levéltári anyagot őriz, de az általa gondozott levéltári gyűjteménynek egyházi hatósága által rendezett jogi statusa még nincs. Ha egy levéltár fenntartó jogköréhez több egyházi levéltár tartozik (érseki, káptalani, püspöki, esperesi, egyházközségi, szerzetesi, szemináriumi, kollégiumi, iskolai, egyéb intézményi stb. levéltár) az egyes levéltárak alkalmazottai függetlenül is rendes tagként csatlakozhatnak az Egyesülethez.

c) Rendes tagként felvehető az a levéltáros, aki kéri tagfelvételét és akit a közgyűlés erre méltónak tart,

d) Olyan magyar anyanyelvű külföldi állampolgár is, aki egyházi levéltári feladatokat végez, vagy magyar levéltári munkaközösséghez tartozik.

(3) Pártoló tagok lehetnek :

a) Azok a természetes és jogi személyek, akik írásbeli megállapodás alapján az egyesület célkitűzéseit és feladatait támogatni kívánják.

b) Egyházi levéltárat fenntartó egyházak jogi képviselői, amennyiben arra a levéltárfenntartó igényt tart s az egyesületi munkában részt kíván venni és azt az Egyesületnek bejelenti.

c) Az a korábbi rendes tag, akinek pártoló taggá történő átminősítéséről a közgyűlés döntött.

4.§. A tagfelvétel és a tagság megszűnése

(1) A tagfelvétel írásbeli kérelemre történik az Egyesület Intézőbizottságának javaslata és az egyesületi közgyűléslés szótöbbséggel hozott határozata alapján.

(2) Az egyesületi tag írásban az intézőbizottsághoz benyújtott kilépési nyilatkozattal kérheti tagsága megszűnését, melyről évente az Egyesületi ülést tájékoztatni kell.

(3) Az Egyesületnek jogában áll azt a tagot kizárni,

a) aki az Egyesület jóváhagyott szabályzatának nem felel meg,

b) erkölcsi magatartása miatt egyesületi tagsága nem kívánatos, vagy

c) világi jog szerint büntetett előéletű, vagy egyházi büntetés alatt áll.

d) tagsági díj nem fizetése miatt.

5.§. Az Egyesület szervezete

Az Egyesület szervei:

a) a közgyűlés

b) az Intézőbizottság

c) az Ellenőrzőbizottság

6.§. A közgyűlés

(1) A közgyűlés az Egyesületi munkához csatlakozó levéltárosokból illetve egyházi levéltárakban dolgozókból, azaz a rendes tagokból, valamint a tanácskozási joggal bíró rendkívüli s pártoló tagokból és az egyházi levéltárat fenntartó jogi képviselőkből áll.

(2) Minden elvi kérdésben, amely az Egyesület szervezetét és feladatait érinti a közgyűlés dönt. Érvényes határozatot a megjelent tagok szótöbbséggel hoznak.

(3) A közgyűlést – lehetőség szerint az egyes felekezeti központok levéltári érdekeltségére tekintettel váltakozva – évente egyszer, amennyiben lehetséges az egyházi levéltári napokkal egybekötve kell tartani.

(4) Az ülést az elnök vezeti. A tagságot legalább két hónappal az ülés kezdete előtt írásban - a tárgysorozat, illetve a napirend megjelölésével - kell egybehívni.

(4) Rendkívüli közgyűlést szintén két hónapon belül kell összehívni akkor, ha ezt a téma vagy tárgysorozat megjelölésével a teljes joggal bíró tagoknak legalább a kétharmada kéri. Ha a megjelölt ügyben, vagy ügyekben a határozathozatalt nem lehet a legközelebbi közgyűlésig elhalasztani, akkor az ügyben, vagy ügyekben hozott jogilag érvényes határozatot írásban kell a tagok tudomására hozni.

(5) A közgyűlés akkor határozatképes, ha a szavazati joggal rendelkező tagoknak legalább a fele jelen van. Szavazásra jogosult a 3.§. (1.bek.) alapján valamennyi rendes tag. A közgyűlés nem tartható meg abban az esetben, ha az ülés kezdete előtt egy hónappal a szavazati joggal bíró tagoknak több mint a fele részvételét lemondta. Ha a közgyűlés összehívás után határozatképtelennek bizonyul, tehát ha a szavazati joggal rendelkezők felénél kevesebben vannak jelen, az ülés felfüggeszthető és 15 perc múlva a közgyűlés újbóli megnyitása után a részvevők számától függetlenül határozatképessé válik.

(6) Az Egyesület plénuma határozatait a jelenlevő tagok szótöbbségének döntésével hozza. Az Egyesület szabályzatának módosításához vagy az Egyesület feloszlatásához azonban a tényleges szavazásra jogosult tagok kétharmados többségének határozata szükséges.

(7) A benyújtott javaslatok akkor kerülhetnek napirendre, ha azokat legkésőbb egy hónappal az ülés kezdete előtt írásban benyújtották. Azokról az indítványokról, amelyek nem szerepelnek a napirendi pontok között, csak abban az esetben lehet határozatot hozni, ha a tárgyalandó ügy sürgősségét a megjelent tagok kétharmados többsége elismeri. Az Egyesület szabályzatának megváltoztatására vagy az Egyesület végleges feloszlatására vonatkozó javaslatok kizárólag akkor tárgyalhatók, ha azok a napirenden szerepelnek.

(8) A közgyűlés határozatairól jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet az ülés megkezdésekor az elnök által felkért jegyző vezet. A határozatokat két hitelesítővel kell aláíratni s azt a tagokhoz eljuttatni.

 

7.§. Az Egyesület Intézőbizottsága és elnöke

(1) Az Egyesületet az Intézőbizottság irányítja, vezeti, s annak folyó ügyeit intézi.

(2) Az Intézőbizottság hét tagból áll, akiket a közgyűlés négy évre választ meg. Az Intézőbizottság közgyűlésen való négyévenkénti megválasztásának előkészítésére Jelölőbizottságot hoz létre illetve javasol a ciklus utolsó előtti közgyűlésén, ennek tagságát a közgyűlés hagyja jóvá. A Jelölőbizottság feladata továbbá a ciklus utolsó közgyűlésén a közgyűlési titkos szavazás levezetése, a szavazatok számlálása. Az Intézőbizottság összetételében két elv érvényesül: az egyházi képviselet és a szavazatok száma. Az intézőbizottság tagjainak jelölésénél a római katolikus, a református, a görög katolikus, az evangélikus egyház egy-egy állandó tagot jelöl, akiket a közgyűlés megválaszt, a további három rendes és három póttagi helyet pedig egyház hovatartozástól függetlenül a sorrendben legtöbb szavazatot kapott jelöltek töltik be.

(3) Az Intézőbizottság tagjai mellett – akadályoztatás vagy a választási ciklus lezárta előtti esetleges megszűnésére figyelemmel – a közgyűlés helyettesként három tagot is választ, akik egy-egy hivatali ciklusra kapják megbízásukat. Az intézőbizottsági tagság idő előtti megszűnésekor, az állandó tagok helyére a kiesett felekezethez tartozó egyesületi tagok jelölnek másik tagot, akit a legközelebbi közgyűlés megválaszt. A kieső rendes tagok helyére pedig a megválasztott póttagok lépnek a rájuk leadott szavazatok sorrendjében

(4) Az Intézőbizottság saját köréből javasol elnököt, titkárt és gazdasági ügyintézőt négy éves ciklusra, amely a közgyűlés jóváhagyása után lesz érvényes. Kifelé az elnök, vagy megbízása alapján a titkár képviseli az Egyesületet a közgyűlés és az Intézőbizottság által meghatározott irányelvek szerint. Egyes eseti képviseleti megbízásokat az elnök más intézőbizottsági tagnak is adhat. A jegyzőkönyvet minden ülésen az Intézőbizottság saját hatáskörében felkért jegyzője készíti. A soron következő új választás után a leköszönő elnök az új elnöknek egy hónapon belül az összes ügyiratot, (dokumentációt) köteles átadni.

(5) Az Intézőbizottság évente a szükségnek megfelelően, de legalább egyszer tart ülést. A bizottsági ülés készíti elő a közgyűlés elé terjesztendő egyesületi ügyeket. Az Intézőbizottság a közgyűlés által ráruházott ügyekben akkor dönthet önállóan, ha a megválasztott tagoknak több mint a fele jelen van. Döntéseit utólagosan a közgyűlés elé kell terjesztenie. Határozatait, javaslatait szótöbbséggel hozza. A közgyűlés megbízása alapján hozott döntéseit írásban a tagoknak tudomására is kell hoznia abban az esetben, ha az a legközelebbi közgyűlésig nem halasztható el.

(6) Az Intézőbizottság ügyintézéséről, döntéseiről a közgyűléseken tesz jelentést, melyet véglegesen az ülés hagy jóvá.

8.§. Az Ellenőrzőbizottság

(1) Az Ellenőrzőbizottság két tagból áll, akik nem lehetnek egyúttal intézőbizottsági tagok.

(2) A két tagot a közgyűlés közvetlen jelölés után titkos szavazással, szótöbbséggel választja meg négy évre. Feladatuk a vagyonkezelés és a gazdasági ügyek valamint az Egyesület és szervei alapszabály szerinti működésének ellenőrzése.

9.§. Ügyviteli rend

(1) Az ügyintézés az Egyesület Intézőbizottsága elnökének szolgálati helyén történik.

(2) Az ügyviteli rendet az Intézőbizottság határozza meg a mindenkori közgyűlés jóváhagyásától függően. (7.§. (6. bek.))

(3) Az Intézőbizottság az ügyek zavartalan vitele érdekében az elnök javaslatára ügyintéző titkárt választ, aki az elnökkel és az Intézőbizottsággal egyetértésben az egyházi levéltárügy érdekeinek megfelelően végzi feladatait.

10.§. Az egyesületi munka fenntartási költségei

(1) Az egyesületi munka költségeinek fedezetére, az Egyesület Alapítványt hoz létre, mely

a) az egyházi levéltárat fenntartók önkéntes hozzájárulásából

b) az Egyesület tagjainak közgyűlésen meghatározott tagdíjából,

c) magyarországi és külföldi egyházak, levéltárfenntartók, vagy levéltárak,

d) valamint más természetes és jogi személyek rendszeres vagy alkalmi támogatásából stb. áll. Az egyházi levéltárat fenntartók, egyházi levéltárak önkéntes hozzájárulásának mértékére a közgyűlés évente tesz javaslatot.

(2) Az alapítványi oklevelet az Intézőbizottság készíti el, azt az egyesületben tagsággal rendelkező egyházi felettes hatóságának beleegyezésével állami jóváhagyás után életbe lépteti.

(3) Az Egyesület a rendelkezésére álló alapítványi pénzügyi fedezetből gazdálkodik, mint önálló jogi személy. Az Alapítvány kezelése, illetve gazdálkodása a levéltár fenntartókkal egyetértésben történik, de az egyes levéltárak fenntartóinak jogkörét nem érinti.

(4) Az Egyesület a rendelkezésére álló alapítványi összeget – a Közgyűlés határozata alapján meghatározott irányelv és célkitűzés szerint – célalapítványként kezeli. A Közgyűlés külön határozattal erre az Intézőbizottságnak teljes jogkörrel megbízást adhat a Közgyűlés határozata alapján elfogadott költségvetés keretei között.

(5) Az Egyesület a rendelkezésére álló pénzösszeget meghatározott Pénzintézetnél csekkszámlán helyezi el. Az erről való felvételeket, kiutalásokat, átutalásokat az Intézőbizottság elnöke vagy az egyesület titkára és a gazdasági ügyintéző aláírásával lehet eszközölni.

11.§. Az Egyesület feloszlása

(1) Az Egyesület megszűnése esetén az egyesületi vagyon az egyesületi munkát fenntartó járulékkal segítő egyházi jogi személyek közt a hozzájárulás aránya szerint osztandó szét.

(2) Feloszlás esetén a rendelkezésre álló levéltári anyagot a taggyűlés jóváhagyó határozatával a közgyűlés által kijelölt levéltárban kell elhelyezni és együtt tartani . A legfontosabb levéltári dokumentumokról – az érdekelt egyházak igénye szerint – levéltárukban történő elhelyezés céljára technikai úton másolat készíthető. Amennyiben a feloszlott Egyesület pénzmaradványából erre nincs fedezet, akkor azt az igénylő levéltárfenntartó egyház fedezi.

12.§. Az alapszabályzat hatályba lépése

Jelen alapszabályt a közgyűlés 10/2010. sz. Kgy. határozatával módosította, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalta és az elfogadás napjától hatályba léptette.

Győr, 2010. július 5.

Az alapszabály korábbi változatai