A fent már említett pótolhatatlan eszmei értéken felül az egyházközségi iratok anyagi értéket is jelentenek. Ezt a tényt sajnos többször tapasztaljuk olyan formában, hogy árveréseken bukkannak fel plébániákról, vagy parókiákról származó régi iratok. Ezért is szükséges az elhagyott, már nem lakott egyházi épületekből az iratokat biztosabb helyre, egyházmegyei, egyházkerületi levéltárba, kisebb gyűjtőlevéltárba, vagy legalább az anyagyülekezet, illetve a gondozó plébánia levéltárába szállítani. Amennyiben egy egyházközség levéltára elszállításra kerül, ügyelni kell arra, hogy az iratok egysége megmaradjon, ne keveredjék össze más helyről, pl. más gyülekezetekből származó iratokkal.
A régebbi egyházközségi iratok hagyományos helye, a sok helyen még ma is meglévő egyházi láda volt, amely gyakran a templomban, a sekrestyében, esetleg a torony aljában található. A templom, illetve a sekrestye a betörésveszély, a szélsőséges hőmérsékleti értékek, a beázás lehetősége, a rágcsálók és a madarak károkozása miatt nem megfelelő hely az iratok őrzésére. Helyesebb a parókia épületében, biztonságos helyen (zárt szekrényben, páncélszekrényben) tartani az egyházközségek levéltárát, legalább olyan gondosan óvva azt a betörőktől és egyéb károkozóktól, mint a templomi kegyszereket. A páncélszekrényben tárolt iratok állapotát rendszeresen kell ellenőrizni, a fokozottabb penész-veszély miatt.
Az egyházközségi levéltárak iratainak anyaga leggyakrabban papír, esetleg pergamen, a kötetek bekötéséhez pedig gyakran bőrt használtak. Ezek szerves anyagok, amelyek természetes tulajdonsága, hogy kémiailag lebomlanak. A megfelelő környezet biztosításával és a gondos kezeléssel azonban ez a folyamat korlátok között tartható.
A XIX. század első feléig rongyból készült papírok időtállóak, megfelelő környezetben állaguk számottevően nem változik, a rajtuk található írás megmarad. A tömeggyártás elterjedésével megváltozott a papírkészítés technológiája, a modern papír savas kémhatású, hamar tönkremegy (megsárgul és töredezik) így a rajta lévő információ is elvész. A papír kémhatását legegyszerűbben az ún. pH ceruzával lehet meghatározni. A pergamen és bőr évszázadokig megőrizheti minőségét, nedvesség hatására azonban könnyen megpenészedik és tönkremegy. Fizikai rongálódását megakadályozhatjuk, ha a legértékesebb okleveleket tokban tároljuk.
Megemlítendőek a viaszpecsétek, amelyek függő, vagy rányomott formában találhatók a dokumentumokon. A környezeti változásokat viszonylag jól viselik, azonban óvni kell őket a fizikai sérüléstől, és a hőtől mert könnyen törnek, leperegnek és 40 fok felett megolvadnak. Szilárd tokban megvédhetjük a fizikai sérülésektől, vattába, gyapjúba azonban ne csomagoljuk, mert elporladnak. A függő pecsétek zsinórjai általában rövidebb életűek, mint maga a pecsét. Ügyelni kell arra, hogy a leszakadt pecsét és oklevél lehetőleg együtt maradjon.
A levéltár nem csak írott dokumentumokból állhat, hanem fényképekből, az egészen közeli múlt emlékeit pedig film, hang- és videokazetta is őrizheti. A fényképeket elsősorban a fénytől és nedvességtől, a hang- és videokazettákat a mágneses hatásoktól is védeni kell. A fényképeket borítékban kell elhelyezni. A jelen adatait gyakran digitális eszközök, mágneses lemezek (floppy, ZIP lemez), merev lemezek (winchester), vagy CD-lemezek tárolják. A legfontosabb adatokat mindenképpen őrizzük meg hagyományos, írott formában is, hiszen a modern adathordozók időtállósága és későbbi olvashatósága is kétséges.
A főleg szerves anyagokból álló levéltár állapotát több tényező befolyásolja:
Víz, hőmérséklet és légnedvesség: Az egyházközségi levéltárak egyik legnagyobb veszélyeztetője a víz és a nedvesség. Ezért lehetőség szerint jól szigetelt, beázástól mentes épületben kell a levéltárat tartani, és folyamatosan gondoskodni kell a vízelvezető csatornák, valamint a tetőzet épségéről. Kerülni kell a nedves falú épületeket, nem szabad pincében elhelyezni az iratokat. A levéltár céljául szolgáló helységben lehetőleg ne legyenek a csőtörés veszélyét magukban rejtő víz- és szennyvízcsövek. Az esetleges víz okozta károkat előzhetjük meg azzal is, hogy az iratokat nem a földön tároljuk, hanem legalább 15 cm-re a talajtól.
A levegő túl magas, vagy túl alacsony páratartalma is rongálja a papírt. A túl száraz levegőben kiszárad és töredezik, a túl nedves levegőben pedig bomlásnak indul, penészedik és a rovarok is könnyebben megtámadják. Az ideális légnedvesség a 45-55% közötti relatív páratartalom (RH), különösen veszélyes a 65% feletti. A légnedvességet legegyszerűbben az optikai és fotószaküzletekben higrométerrel mérhetjük.
Mivel a relatív páratartalom függ a hőmérséklettől, a légnedvesség mértékét ez is befolyásolja. A papír számára ideális hőmérséklet a 16-18°C, 24°C felett pedig ugrásszerűen felgyorsul a papír természetes öregedése.
A légnedvesség és hőmérséklet szélsőséges változásait a papír szerkezete is követi, ezzel felgyorsul bomlása. Ezért inkább az ideális körülményektől való állandó kis mértékű eltérés javasolt, mint a szélsőséges és gyors változások. A gyakori mérés mellett néhány egyszerű módszerrel lehet javítani a körülményeken:
A rendszeres szellőztetést körültekintően kell végezni, a légszennyezésre való tekintettel inkább a reggeli órákban, a túlságosan meleg, hideg vagy párás időszakot is kerülni kell.
Ajtók, ablakok és tetőtér szigetelése a páratartalom és a hőmérséklet szélsőséges változásaitól védik az iratanyagot.
Az irattartó polcokat ne helyezzük közvetlenül a fal elé, ezzel a jobb szellőzést biztosítva a nedvesedéstől óvjuk az iratokat.
Ha a levéltár fűtött, a téli időszakban kiszáradhat a levegő. Párásítás helyett inkább a hőmérséklet csökkentésével kell növelni a levegő relatív páratartalmát.
Légszennyezés, por és fény: A levegőben lévő egyes légszennyező gázok a nedvesség hatására savvá alakulnak, és bomlasztják a levéltári iratokat. Még komolyabb károkat okoz embernek és iratnak egyaránt a por. A por elszennyezi és koptatja az iratot, megköti a savas gázokat, kitűnő táptalaja a különböző gombáknak, rovaroknak, penésznek. A levegő szűrése az ideális, bár nagyon drága megoldás, ennek hiányában a rendszeres takarítás is sokat segíthet.
A padlót felmosással tisztítsuk, minél kevesebb vizet használva. A felmosó vízbe ne tegyünk hypót, vagy más agresszív tisztítószert. Az iratok lepakolása után a polcok nedves ronggyal tisztítandók, majd a teljes kiszáradás után lehet visszarakodni.
Portörlés helyett a porszívózás ajánlott, lehetőleg minél finomabb szűrővel ellátott, szabályozható szívóerejű modern géppel. A leghatásosabb szűrést az ún. hepaszűrő biztosítja. Az iratokat a cső végére csatlakoztatott puha kefével lehet óvatosan porszívózni. A köteteket ne csapkodjuk össze portalanítás céljából! Az ajtók és ablakok megfelelő szigetelésével akadályozzuk meg a por beáramlását.
A fény a papír bomlását, az írás megfakulását okozza. A természetes fénytől, elsősorban a napfény ultraibolya sugaraitól elsötétítéssel kell óvni a levéltárat. A mesterséges világítás ne legyen túlságosan erős, kerülni kell a fénycsövek használatát, azok fényének nagy UV tartalma miatt. A fényforrás, a nap és az izzó is, egyben hőforrás; az elsötétítés és a gyengébb megvilágítás egyben a hűvösebb tárolást segíti. Bár a fénycsövek hideg fényt adnak, gyújtópatronjuk hőt termel.
Tűz: A tűz ritkább vendég a levéltárakban mint a nedvesség, vagy a víz, pusztító hatása azonban nagyobb. Tűzjelző berendezés komoly anyagi ráfordítást igényel, de kézi tűzoltó készülék beszerzése kisebb befektetéssel is megoldható. Az elektromos vezetékek rendszeres ellenőrzése fontos feladat. A gyúlékony szemét rendszeres eltávolítása, az általános levéltári rend is hozzátartozik a tűzvédelemhez. A levéltári helység(ek) fűtésére legideálisabb a drága klímaberendezés, a hagyományos fűtési módok közül a szabályozható központi fűtés az ajánlott, kerülendők a nyílt lángot használó fa, olaj vagy széntüzelésű kályhák. A fémből készült polcok kevésbé gyúlékonyak, mint a fapocok. Amennyiben az egyházközség rendelkezik tűzbiztos páncélszekrénnyel, a legértékesebb iratokat (anyakönyveket, jegyzőkönyveket, historia domusokat stb.) feltétlenül abban kell elhelyezni. A levéltári iratok közelében a dohányzás és mindenféle nyílt láng használata szigorúan tilos!
