Az alábbiakban néhány olyan javaslat következik, amelyet a levéltár esetleges rendezése, vagy kutatók fogadása esetén érdemes figyelembe venni a dokumentumok védelme érdekében.
Az egyházközségi levéltárak régebbi, nem kötetekbe kötött iratanyaga gyakran házilag készített csomókban, esetleg kartonlapok között bekötve (ún. dekliben, irományfedélben) található. A legutóbbi időkig általános volt a lapokat hosszában kettéhajtani és így, ún. fraktúr formátumban tárolni. Az iratok tárolásának legjobb eszköze a kartondoboz, a levéltári szabvány doboz. Ennek is az újabb változata, a savmentes doboz az ajánlott. Levéltári dobozt az illetékes katolikus egyházmegyei, protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltáraktól lehet igényelni.
A fraktúr formátumú iratokat kihajtogatva kell elhelyezni a dobozba. A dobozt lehetőleg teljesen meg kell tölteni, ez megakadályozza az iratok szétcsúszását. A dobozokat lehetőség szerint vízszintesen tároljuk, legfeljebb hármat egymásra helyezve. A doboz túlzott megtöltése is káros. Ügyeljünk az iratok gyűrődés mentes dobozba helyezésére. Ha a dobozokon belül csomókat képezünk, akkor azokat ne lehetőleg ne kössük át, hanem papír-borítással, ún. palliummal válasszuk el. Ha a csomókat mindenképpen át kell kötni ne az iratokat könnyen átvágó spárgát, hanem a rövidárú-boltokban kapható széles pamutszalagot (ún. Köpper-szalagot) használjunk. Az újságpapírt, mint csomagolóanyagot – gyenge minősége és a nyomdafesték könnyű átnyomódása miatt – száműzzük a levéltárból! A dobozokra nem érdemes öntapadós címkét ragasztani, mert hamar lehullik.
Távolítsunk el az iratokról minden rozsdásodásra és így a papír rongálására hajlamos fém kapcsot. Gumiszalagokat se használjunk, mivel ezek elszínezik és bevágják a papírt. A műanyag tasakokat is távolítsuk el, mert elősegítik a papír bomlását és „letörlik” a szöveget a dokumentumról. Sérült papír megragasztására ne használjunk celluxot, vagy más öntapadó ragasztószalagot, mert ragasztó képességét hamar elveszíti, közben pedig a papírt és az írást egyaránt rongálja. Helyette enyves ragasztószalagot, vagy nem műanyag alapú tapétaragasztót használjunk. A nedves és penészes iratokat különítsük el, hagyjuk teljesen kiszáradni és a penészt óvatosan, puha ecsettel távolítsuk el. (Ajánlott a gumikesztyű és a porvédő maszk viselete, de még ekkor is elővigyázatosan kell eljárni, mert egyes penészgomba fajok az emberi egészségre is veszélyesek.)
Az anyakönyvek, jegyzőkönyvek, historia domus-ok kötetek formájában találhatók a levéltárakban. A kötetekre lehetőleg ne ragasszunk címkét mert amellett hogy nem tartós, a kötet kötésébe beivódott ragasztóanyaga károsíthatja azt. A köteteket függőlegesen állítva, megtámasztva helyezzük el a polcon, csak a nagyobb köteteket fektessük, de soha ne tegyünk 3-4 kötetnél többet egymásra.
A polcra ne tegyük fel túl szorosan a könyveket, hogy a kivételkor ne rongálódjanak. A nem teljesen kitöltött polcokon a kötetek eldőlésének megakadályozására használjunk könyvtámaszt. A köteteket óvatosan emeljük le a polcról, soha nem a tetejénél, hanem a gerinc közepénél megfogva, hogy a kötés ne szakadjon le idő előtt. A sérült kötetek tábláit a már fent említett Köpper-szalaggal kössük át és rögzítsük.
A levéltári dokumentumokra csak ceruzával szabad írni, de ezt is csak a levéltári anyag kezelője teheti meg, indokolt esetben (pl. kötetek, vagy csomók lapszámainak beírásánál, az ún. paginálásnál.)
Az egyházközségi levéltár iratait a levéltárból elszállítani csak nagyon indokolt esetben – átköltöztetés, kiállítás, restaurálás, mikrofilmezés – szabad, az illetékes katolikus egyházmegyei, protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár jóváhagyásával. A restaurálás komoly szaktudást igényel, a legjobb szándékú hozzá nem értő javítás is jóvátehetetlen károkat okozhat a levéltári dokumentumokban, ezért csak az illetékes felsőbb egyházi levéltár jóváhagyásával szabad iratokat restauráltatni. Régi levéltári kötetek beköttetése előtt is feltétlenül kérjük ki az illetékes felsőbb egyházi levéltár véleményét!
