Az egyházközségi levéltár az egyházközség tulajdona, de anyagát a nyilvánosságtól elzárni nem szabad, a benne való kutatást indokolt esetben lehetővé kell tenni. Kutatási igény esetén mindenképpen tanácsos kikérni az illetékes katolikus egyházmegyei, vagy protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár véleményét, hogy döntsön annak indokoltságáról.
Az egyházközségi levéltár anyagának épségéért elsősorban annak kezelője, a lelkész felel. Ezért fontos, hogy kutatás esetén a kutatót ne hagyjuk magára! A kutatásról készítsünk írásbeli feljegyzést, amely tartalmazza a kutató nevét, lakcímét, a kutatás célját, a kutatott anyag jelzetét, vagy ennek hiányában leírását. A feljegyzés tartalmazzon egy nyilatkozatot, amelyben a kutató aláírásával felelősséget vállal az általa kutatott anyag épségéért. A kutatót szóban és írásban is tájékoztassuk a kutatás rendjéről. Ügyeljünk arra, hogy a kutatás ne bontsa meg a levéltári anyag rendjét!
Az egyházközségi levéltár anyaga csak helyben kutatható, kutatás céljára iratot kölcsönözni nem szabad! Kutatókra és a levéltár kezelőjére egyaránt vonatkoznak elemi iratvédelmi szabályok: Csak tiszta kézzel és minél kevesebbszer szabad hozzányúlni a levéltári dokumentumokhoz. Érzékeny anyagot, pl fotót csak cérnakesztyűben szabad kézbe venni. Az írást lehetőleg ne érintsük meg a papíron. A jegyzetelésre használt papírt, noteszt ne tegyük a levélári dokumentumra. A köteteket megfelelő méretű asztalra helyezve, teljes lapjára felfektetve olvassuk. Kutatás közben étkezni, dohányozni tilos.A levéltári anyagból fénymásolni körültekintően, csak fekete-fehér fénymásolóval szabad, mivel az erős fényhatás nem tesz jót a dokumentumoknak. Ne a kutató, hanem a levéltár felelőse fénymásoljon. Irodai, lapfordítós másolót nem szabad használni. Érdemes fénymásolatot készíteni az esetlegesen gyakrabban használt iratokról, és az eredeti kímélése végett kutatók számára csak a másolatot rendelkezésre bocsátani, illetve további másolatokat erről készíteni. Egyáltalán nem fénymásolhatók a pergamen lapok, illuminált, vagy festett dokumentumok, málló, vagy törékeny iratok, a fénymásoló munkalapjánál nagyobb dokumentumok, pecsétes iratok, sérült kötésű kötetek. Ezeket az iratokat csak fényképezni szabad, kerülve a sokáig tartó erős megvilágítást és feltűzéssel való rögzítést. A digitális fényképezőgéppel való fényképezésre is ezek a szabályok vonatkoznak. A szoros kötésű könyveket nem szabad nyomással kiegyenesíteni, ezeket csak speciális fénymásolóval lehet másolni.
Ennek a kis útmutatónak nem feladata a levéltári rendezés gyakorlati ismertetése, ezért csak néhány alapvető dologra szeretnénk felhívni a figyelmet. Az egyházközségi levéltárakban az 1970-es évek elején mérték fel az iratanyagokat és ennek kapcsán sok helyen sor került rendezésre is. Amennyiben az egyházközségi levéltár rendezve van, a rend megtartására ügyeljünk, illetve a napi iratok megfelelő kezelésével – elsősorban az iktatás szabályszerű gyakorlásával – a későbbi rend kialakítására ügyeljünk.
Sajnos gyakran fordul elő, hogy egy-egy egyházközség levéltára teljesen rendezetlen. Az iratanyag rendezéséhez csak alapos felkészültséggel, az iratanyag jellegének és összetételének alapos felmérése után lehet hozzákezdeni. Amennyiben nagyobb rendezési munkához fogunk, mindenképpen kérjük ki előzetesen az illetékes katolikus egyházmegyei, protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár tanácsát.
A levéltár rendezésénél a fő elv az ún. proveniencia elve. E szerint az iratokat a keletkezésükkor kialakult rendben kell megőrizni, illetve ha ez a rend megbomlott, akkor ezt helyre kell állítani. Amennyiben ilyen rend nem rekonstruálható, vagy nem is létezett, tárgyi iratcsoportokat érdemes felállítani és ezeken belül az iratokat időrendben elhelyezni. A tárgyi iratcsoportok kialakításához a 2.1 fejezetben leírt irattípusok figyelembevétele adhat kiindulópontot.
Az esetleges szakszerűtlen és nem kellően átgondolt rendezésnél is nagyobb kárt okozhat a levéltárban a meggondolatlan selejtezés. Bármely régi egyházközségi irat megsemmisítése jóvátehetetlen károkat okozhat a múlt megismerése szempontjából! A selejtezés a levéltári munka legfelelősségteljesebb, nagy szakértelmet és tapasztalatot igénylő része. Ezért az egyházközségi levéltárakban selejtezni csak nagyon indokolt esetben, az illetékes katolikus egyházmegyei, protestáns egyházkerületi, illetve országos levéltár tudtával és jóváhagyásával szabad!
